Politique de confidentialité
Mise à jour : novembre 2025
Néotoa attache une importance particulière, dans le cadre de ses activités, à assurer la confidentialité des données personnelles qu’il collecte et utilise, et plus largement à la protection de la vie privée de ses clients notamment.
1. Qui traite vos données personnelles ? (Identité du responsable de traitement)
Dans le cadre de ses activités, Néotoa, Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (SIREN N° 347 498 370) dont le siège social est situé à RENNES (35000), 41 Boulevard de Verdun, collecte et utilise des données à caractère personnel relatives aux candidats au logement social, locataires de logements sociaux, les acquéreurs et accédants à la propriété (ci-après « les personnes concernées ») en qualité de Responsable de traitements au sens de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la loi du 20 juin 2018 (ci-après, la « Loi Informatique et Libertés ») et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (dit « RGPD »).
2. Quelles sont les catégories de données personnelles traitées par Néotoa ?
Dans le cadre de notre relation contractuelle, nous traitons principalement des données déclaratives, c’est-à-dire celles que nous recueillons directement auprès de vous.
Ces informations sont notamment relatives à :
- Votre identité (nom, prénom, état civil, date de naissance, carte d’identité ou titre de séjour etc.)
- Vos coordonnées (n° de téléphone fixe et mobile, adresse mail, adresse postale, etc.)
- Données économiques et financières (revenu fiscal de référence, charges, revenus, impayés, etc.)
- Votre situation professionnelle (catégorie socioprofessionnelle, nature de l’activité professionnelle, etc.)
- Votre situation personnelle (situation familiale, composition familiale, etc.)
Nous traitons également des données personnelles vous concernant à l’occasion de la vie de notre relation contractuelle. Ces informations sont notamment relatives à :
- Vos besoins en matière de logement (type de logement, adresse postale, configuration spéciale, etc.)
- Votre situation de paiement (émission d’échéanciers, situation d’impayé, etc.)
- Vos prises de contact avec Néotoa (demande d’information ou d’intervention, plainte de voisinage, etc.)
- Données de connexion et navigation (compte en ligne notamment)
Nous pouvons également disposer pour des finalités déterminées et précises, d’informations liées à la santé, perte d’autonomie ou handicap pour l’aménagement ou l’adaptation de votre logement ou encore en cas de sinistre affectant le logement et causant un dommage corporel à un occupant ou tiers.
Le cas échéant, nous pouvons traiter des données relatives à la gestion d’un litige.
La plupart des données personnelles sont collectées directement auprès de vous mais peuvent également provenir de :
- Notre site internet, via les cookies ;
Ce site Internet utilise Matomo , un logiciel libre de droit permettant de mesurer et analyser le trafic du site en vue de l’améliorer. Bien que les données soient anonymisées, si vous ne souhaitez pas que des cookies soient installés sur votre navigateur, vous pouvez désactiver leur installation en cliquant sur la case “tout rejeter”.
- Nos partenaires (organismes de logement social, etc.)
- Nos prestataires (entreprises de travaux, etc.)
- Administrations publiques ou judiciaires (CAF, notaires, avocats, assurances, etc).
3. Pourquoi vos données personnelles sont-elles traitées et sur quels fondements (finalités de traitements et bases légales de traitement)
Nous traitons vos données personnelles pour les finalités et sur la base des fondements listés ci-dessous :
| Finalités de traitement | Bases légales du traitement |
| Gestion du contrat de location | / |
| Instruction de la demande de logement | Mesures précontractuelles |
| Gestion de la vie du contrat | Exécution d’un contrat |
| Gestion des résiliations | Exécution d’un contrat |
| Ecoute des appels entrants | Intérêt légitime |
| Election de locataires au conseil d’administration | Obligation légale |
| Gestions des badges et interphones locataires | Exécution d’un contrat |
| Gestion des demandes d’adaptation de logements | Intérêt légitime |
| Gestion des demandes de logements locatifs | Intérêt légitime |
| Gestion des règlements clients par CB | Exécution d’un contrat |
| Relogement de clients locataires | Exécution d’un contrat |
| Suivi des consommations énergétiques | Exécution d’un contrat |
| Vidéosurveillance | Intérêt légitime |
| Organisation et suivi des enquêtes OPS et SLS | Obligation légale |
| Accompagnement social du locataire | / |
| Accompagnement social du locataire | Consentement, intérêt légitime |
| Gestion des dossiers d’accession à la propriété | / |
| Gestion de l’attribution des biens en accession | Exécution d’un contrat |
| Gestion de l’instruction de la demande en accession | Mesures précontractuelles |
| Gestion du patrimoine | Exécution d’un contrat |
| Communication | / |
| Baromètre de satisfaction client | Intérêt légitime |
| Réalisation d’enquêtes de satisfaction | Intérêt légitime |
| Enquêtes de promotion d’offres immobilières en accession vers les locataires | Intérêt légitime |
| Campagne SMS et email commerciale | Intérêt légitime |
| Campagne SMS et email technique | Exécution d’un contrat |
| Communication partenaires | Intérêt légitime |
| Gestion des jeux concours | Intérêt légitime |
| Invitation évènements | Intérêt légitime |
| Journal des locataires (par voie postale) | Intérêt légitime |
| Journal des locataires (par voie électronique) | Consentement |
| Enquête salariés | Intérêt légitime |
| Gestion de la photothèque | Consentement |
| Gestion de l’extranet | Consentement |
| Gestion et entretien du patrimoine | / |
| Entretien et maintenance du patrimoine | Exécution du contrat |
| Réhabilitation et gros entretiens | Exécution du contrat |
| Gestion des demandes techniques | Exécution du contrat |
| Gestion des sinistres | Exécution du contrat |
| Répondre aux autorités administratives et judiciaires | / |
| Répondre aux autorités administratives et judiciaires et Gestion des risques opérationnels | Obligation légale |
| Gestion du précontentieux et contentieux | / |
| Gestion des réclamations | Intérêt légitime |
| Gestion du précontentieux et contentieux locatif | Intérêt légitime |
| Recouvrement des créances impayées | Intérêt légitime |
4. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
Nous respectons une stricte confidentialité concernant la gestion de vos données personnelles.
Vos données personnelles sont destinées aux collaborateurs de Néotoa concernés par le traitement.
Elles peuvent également être transmises aux destinataires suivants :
- Organismes publics dans le cadre d’une obligation légale (ANCOLS) ;
- Partenaires institutionnels (préfectures, tribunaux, mairies, etc.) ;
- Partenaires sociaux (CAF, CDAS, CAL, etc.) ;
- Prestataires de service de paiements auxquels nous faisons appel pour la gestion financière de votre contrat ;
- Fournisseurs de systèmes téléphoniques, auxquels nous faisons appel afin de vous contacter ;
- Prestataires et sous-traitants hébergeant les données informatiques ;
- Prestataires et sous-traitants auxquels nous faisons appel pour tout type d’intervention à votre domicile ;
- Compagnie d’assurance ;
- Professions réglementées (commissaires aux comptes, commissaires de justices, avocats, notaires, etc.).
Pour la bonne exécution de nos services, en nous transmettant vos informations personnelles, vous nous autorisez expressément à les partager avec nos partenaires, prestataires et sous-traitants, dans le strict respect des finalités susvisées.
Ces sociétés se sont engagées à protéger vos données et à leur accorder un niveau de protection identique au nôtre. Par ailleurs, nous demeurons responsables envers, vous de l’utilisation et de la sécurité de vos données.
5. Quelles sont les durées de conservation de vos données personnelles par Néotoa ?
Nous ne conservons pas vos données personnelles au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la réalisation de chaque finalité. Pour déterminer les durées de conservation, nous prenons en compte les différentes finalités pour lesquelles sont collectées ces données, les personnes concernées par la collecte, ainsi que le respect d’obligations légales et réglementaires.
A titre d’exemple (liste non exhaustive), les principales durées de conservation applicables sont les suivantes :
| TRAITEMENTS | DUREE DE CONSERVATION |
| Données relatives à la gestion du contrat de location | Pendant toute la durée du contrat + 5 ans (et + 1 an pour le contrôle ANCOLS) à compter de la fin de votre contrat et du solde de tout compte |
| Précontentieux et contentieux locatifs | 5 ans à compter de la clôture du dossier |
| Vidéosurveillance | 15 jours à compter de l’enregistrement |
| Données de connexion et données issues de cookies | 13 mois maximum |
6. Vos données personnelles font-elles l’objet d’un transfert hors Union Européenne ?
Vos données personnelles sont traitées et hébergées sur des serveurs situés en Union Européenne.
7. Quelles sont les mesures de sécurité mises en œuvre par Néotoa ?
Chez Néotoa, nous traitons vos données personnelles de manière confidentielle et sécurisée.
Pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, nous prenons les mesures techniques (ex : chiffrement des données), physiques (ex : contrôle des accès aux bâtiments) et organisationnelles (ex : équipes dédiées formées à la sécurité des informations) nécessaires pour préserver la sécurité de ces données et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, rendues inaccessibles ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Tous les collaborateurs de Néotoa sont sensibilisés à la protection des données personnelles, aux réglementations en vigueur ainsi qu’à la déontologie de notre entreprise.
Nous requérons de nos partenaires et sous-traitants qu’ils présentent un haut niveau de garanties quant à la protection de vos données personnelles que nous pouvons être amenés à leur transmettre.
Si nous constatons un incident avec impact sur les données personnelles, nous veillons, selon le cadre imposé par la réglementation, à le notifier à la CNIL dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et à en informer les personnes concernées.
8. Vos droits
Vos données personnelles vous appartiennent. C’est pour cela que vous disposez d’un certain nombre de droits :
• Un droit d’accès, qui vous permet de contacter Néotoa afin d’avoir accès à la liste des données personnelles vous concernant.
• Un droit de rectification, qui vous permet de corriger toute donnée traitée par Néotoa si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
• Un droit de limitation, qui vous permet, dans certains cas, de limiter les traitements effectués par Néotoa sur vos données personnelles.
• Un droit d’opposition, qui vous permet, dans certains cas, de vous opposer à un traitement de vos données personnelles par Néotoa.
• Un droit de retirer votre consentement, lorsque nous utilisons vos données personnelles sur la base de votre consentement. Vous pouvez le retirer à n’importe quel moment.
• Un droit d’effacement, qui vous permet dans certains cas d’obtenir l’effacement de toutes les données vous concernant par Néotoa. Notamment vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles lorsqu’un des motifs suivants s’applique :
- Les données ne sont plus nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées ou traitées ;
- Vous retirez votre consentement ;
- Vous vous opposez au traitement de vos données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour leur utilisation ;
- L’utilisation de vos données n’est pas conforme à la loi ou à la réglementation.
Ce droit n’est pas général, il ne peut être exercé que si l’un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent. Si aucun de ces motifs n’est présent nous ne pourrons répondre favorablement à votre demande. Par exemple, si nous devons conserver vos données en raison d’une application légale ou règlementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice.
• Un droit de portabilité, vous permettant dans certains cas de requérir de Néotoa que celui-ci vous adresse, à vous ou au tiers de votre choix, une copie de vos données personnelles.
• Vous bénéficiez également d’un droit à définir des instructions concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données personnelles, après votre décès.
Enfin, vous disposez d’un droit de réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
9. Comment exercer vos droits ?
Pour exercer les droits décrits ci-dessus, vous pouvez adresser un mail à l’adresse : dpo@neotoa.fr, ou adresser un courrier à Néotoa, 41 boulevard de Verdun, CS 61121, 35011 Rennes Cedex 9. Vous pouvez également exercer vos droits via le formulaire suivant : https://www.neotoa.fr/formulaire-rgpd/
Vous devrez justifier de votre identité par tout moyen. En cas de doute, nous pourrons vous demander de fournir des informations supplémentaires nécessaires à votre identification (ex : n° de locataire, n° de demande, coordonnées, date de naissance, pièce d’identité etc.).
Si vous considérez, après nous avoir contacté, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés ou que vous n’êtes pas satisfait par la réponse apportée par Néotoa à votre demande d’exercice de droit, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés dont le siège social est situé au 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
Il est également possible de déposer une plainte en ligne à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
Cookie
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Dans le but d’améliorer votre expérience, de perfectionner nos services ou encore de faciliter la navigation, nous implémentons sur vos terminaux informatiques les types de cookies suivants :
• Des cookies « de session », également appelés cookies de confort, qui ont pour seule finalité de maintenir votre « contexte de session ». Ces cookies vous évitent notamment de multiples authentifications au cours d’une même visite. Les données recueillies dans ce contexte sont automatiquement détruites environ une demi-heure après le terme de votre navigation.
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